La sélection d’un sous-traitant se déroule généralement en deux étapes.
1e étape : sélection d’une short list de trois candidats
Le jury évalue l’aptitude des candidats à traiter le sujet sur la base de leur expérience et de leur notoriété. Cette première sélection s’effectue sur la base des informations suivantes, qu’il convient de détailler dans la demande de participation :
- la renommée scientifique de l'équipe ;
- ses compétences dans le domaine d’intérêt ;
- la composition pluridisciplinaire et les compétences des personnes qui travailleront spécifiquement sur le projet ;
- l’aptitude à travailler en réseau ;
- le chiffre d'affaires réalisé au cours des trois derniers exercices dans le domaine de recherche considéré.
Le jury sélectionne un maximum de trois candidats auxquels est alors envoyé un cahier des charges précisant le sujet de la recherche et la méthodologie à suivre dans le travail de sous-traitance.
Les trois candidats sélectionnés sont alors invités à remettre une offre, généralement dans un délai d’au moins quatre semaines.
2e étape : attribution du marché
Le cahier des charges comporte une partie administrative (le contrat de recherche type) et une partie technique consistant en une pré-fiche de projet.
Cette pré-fiche:
- précise les questions auxquelles il faut apporter une réponse ;
- résume les principaux travaux connus sur le sujet ;
- suggère une méthodologie de recherche et un design d’étude ;
- estime le temps et les ressources nécessaires pour arriver à des résultats dans le délai imparti.
L’offre des candidats sélectionnés doit s’aligner sur la pré-fiche, la préciser, la compléter, l’enrichir éventuellement de variantes. Elle doit permettre au jury d’appréhender la manière dont le candidat compte concrètement traiter le sujet.
Après examen des offres par le jury, le KCE négocie éventuellement avec les candidats pour préciser certains points et finalise une fiche de projet définitive. Cette fiche de projet constituera la base contractuelle du marché conclu avec le candidat qui aura présenté l’offre la plus intéressante sur base des critères suivants :
- pertinence de la concrétisation de la méthodologie proposée ;
- suggestions d’amélioration de la pré-fiche de projet ;
- prix ;
- disponibilité et compétence des chercheurs affectés concrètement au projet.
