Administratief medewerker voor KCE Trials (m/v/x)

Clinical Trials logo

Het KCE is een zelfstandige, autonome openbare instelling (100% gefinancierd door publieke middelen) die onder de bevoegdheid valt van de Minister van Sociale Zaken en Volksgezondheid.

Eind 2015 werd het KCE Trials programma opgestart met als doel klinische studies te financieren die belangrijke onderzoeksvragen bestuderen die anders onvoldoende aan bod komen. KCE Trials selecteert en financiert deze pragmatische en praktijkgerichte studies maar voert ze niet zelf uit. Deze studies dragen niet alleen bij tot een betere zorg voor de patiënt, maar ook tot een doelmatiger gebruik van overheidsmiddelen.

Ter ondersteuning van het KCE Trials team zoeken we een administratief medewerker. De werktaal binnen KCE Trials is Engels.

Functiebeschrijving

  • Je staat het KCE Trials team bij in hun werkzaamheden op administratief-organisatorisch vlak.
  • Je werkt hiervoor nauw samen met de andere administratieve KCE collega’s maar met de focus op het KCE Trials Team.
  • Je verzorgt, in perfecte tandem met je collega’s, een vlotte administratie en werkorganisatie: nalezen en redigeren van documenten, centraal beheren van documenten (via de server en indien van toepassing op papier), verzorgen van e-mailverkeer en correspondentie, plannen van overlegmomenten (fysieke meetings alsook videoconferenties), planning van binnen- en buitenlandse verplaatsingen, het beheer van onkostennota’s, opvolging van facturatie en betalingen, ...
  • Je volgt op een proactieve manier de agenda/planning van alle KCE Trials teamleden op en biedt ondersteuning waar nodig.
  • Je organiseert evenementen en vergaderingen, waarbij je eveneens praktische en logistieke zaken regelt en opvolgt.
  • Je treedt op als aanspreekpunt voor diverse interne en externe contactpersonen (directie, collega’s, bezoekers, medewerkers, ...).
  • Je notuleert tijdens overlegmomenten en zorgt voor de voorbereiding van de verslagen (waarvoor je ook hulp biedt op vlak van formatting en lay-out); hierbij werk je regelmatig met informatie met een strikt vertrouwelijk karakter.
  • Je treft de nodige praktische voorbereidingen voor vergaderingen, je bereidt de presentaties en overzichten voor.
  • Je rapporteert aan de verantwoordelijke van het KCE Trials team en het management van KCE.

Je profiel

Je zorgt voor continuïteit in ondersteuning van het Trials team door je betrokkenheid bij de organisatie en vanuit je passie voor snelle en accurate afhandeling van verschillende taken.

Je bent bereid om in een team te werken en je toont hierbij een sterke leerbereidheid.

Een gezonde dosis assertiviteit in combinatie met een diplomatische en integere houding kenmerken je als persoon.

Je bent uitermate sterk administratief-organisatorisch, je hebt oog voor detail en je weet op proactieve en nauwgezette wijze invulling te geven aan je job en bewaart te allen tijde het overzicht.

Je bent correct en duidelijk in je mondelinge en schriftelijke communicatie, waarbij je over een goed taalgevoel beschikt (behandelen van Nederlandstalige, Franse en Engelse geschreven of mondelinge boodschappen en documenten).

MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) kent voor jou weinig geheimen en je bent een krak in snel en correct typen. Met een analytische geest weet je vlot gebruik te maken van informaticatoepassingen, je vindt eveneens snel je weg op het internet.

Verplichte eisen, opleiding en kwalificatie:

Je bezit een bachelor diploma of minstens 5 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur binnen het domein van de gezondheidszorg of klinische studies.

Ervaring met budgetten en betalingen wordt als een troef beschouwd.

Je bent kundig op het vlak van IT, maakt vlot rapporten met gebruik van Word, Excel (geavanceerde functies) en kan presentaties in PowerPoint voorbereiden. Je bent bereid om nieuwe IT-tools die in de context van klinische studies en hun financiering gebruikt worden, te implementeren en er vertrouwd mee te raken.

Talen:

  • 1.  Engels: zeer vlot in schrijven en vlot in spreken.
  • 2. Nederlands: vlot in spreken.
  • 3. Frans: vlot in spreken.

Kennis van andere talen is een pluspunt.

We bieden je:

Een arbeidsovereenkomst (minimum 80%) van onbepaalde duur, in een uitdagende en innovatieve omgeving, waar persoonlijke ontwikkeling en groei aangemoedigd worden.

Je nuttige ervaring zal gevalideerd worden.

Je salaris wordt aangevuld met extralegale voordelen: maaltijdcheques, kosteloze hospitalisatieverzekering, terugbetaling woon-werkverkeer openbaar vervoer, fietsvergoeding, mogelijkheid tot het verwerven van een tweetaligheidspremie, uitgebreid opleidingsaanbod en 26 verlofdagen per jaar.

Door zijn centrale ligging is het KCE gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer.

Het KCE is een dynamische organisatie met een moderne werkomgeving waarin inzet en vernieuwing gewaardeerd en gemotiveerd worden.

Selectieprocedure:

Na een grondige screening op basis van je sollicitatie (CV en brief) zullen de administratieve en IT vaardigheden getest worden (postbakoefening). Deze test zal georganiseerd worden op woensdag 27 september of donderdag 28 september 2017. Deze test zal ongeveer 2 uur duren. De best gerangschikte kandidaten na de schriftelijke proef zullen worden uitgenodigd voor een mondeling interview dat zal georganiseerd worden op donderdag 5 oktober of vrijdag 6 oktober 2017. Indien u hiertoe uitgenodigd zal worden, zal u tevens verdere uitleg krijgen over de selectie.

Hoe solliciteren?

Stuur je CV in het Engels met motivatiebrief in het Engels per mail vóór 18 september 2017 om 13 uur naar jobs@kce.fgov.be.

CONTACTPERSOON
Miranda LANDSTHEERE
JAARVERSLAG
Published on: 
19-09-2017