Assistant administratif de gestion des essais cliniques (f/m/x)

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Le KCE est une institution publique autonome et indépendante (financée à 100% par des fonds publics), sous tutelle du Ministre des Affaires sociales et de la Santé publique.

Fin 2015, le programme KCE Trials a reçu la mission de financer un programme d’études cliniques qui soient axées sur la pratique et qui ne trouvent pas suffisamment de réponses dans les essais cliniques actuellement réalisés. Ces études contribuent non seulement à des soins de meilleure qualité pour les patients mais aussi à une utilisation plus efficiente des deniers publics.

Pour renforcer notre équipe du programme KCE Trials, nous recrutons un assistant administratif de gestion des essais cliniques. La langue de travail au sein de l’équipe est l’anglais.

Description de fonction :

Fournir une assistance administrative à l’équipe KCE Trials dans l’organisation et l’administration  du travail, en collaborant avec les autres collègues de l’équipe administrative du KCE.

En parfaite collaboration avec vos collègues, vous vous occupez  d’une bonne administration et organisation du travail : relecture et rédaction de documents, gestion centralisée des documents (via le serveur et le cas échéant  sur papier), gestion du courrier électronique et papier, planification des réunions (réunions physiques et vidéoconférences), planification des déplacements en Belgique et à l’étranger, gestion des notes de frais, suivi de la facturation et  des paiements,...

Vous suivez de manière proactive l’agenda/planning de tous les membres de l’équipe KCE Trials et fournissez un soutien si nécessaire.

Vous assurez le suivi pratique et logistique d’événements et de réunions.

Vous êtes le  point de contact pour les différents interlocuteurs internes et externes (direction, collègues, visiteurs, collaborateurs,....)

Vous prenez des notes durant les réunions et assurez la préparation des PVs (pour lesquels vous apportez de l’aide en ce qui concerne le formatage et le lay-out); dans ce cadre vous travaillerez régulièrement avec des informations à caractère strictement confidentiel.

Vous vous occupez des aspects pratiques pour les réunions, les présentations et la documentation de ces dernières.

Vous rapportez à la direction de l’équipe Trials et du KCE.

Votre profil :

Vous êtes titulaire d’un diplôme de bachelier ou vous disposez de minimum 5 années d’expérience utile. Une expérience dans une position similaire est un atout.

Vous vous impliquez dans l’équipe Trials en participant à l’organisation quotidienne de l’équipe, et en exécutant de manière  rapide et précise les différentes tâches.

Vous aimez travailler en équipe et vous montrez une volonté d’apprendre.

Vous avez une bonne dose d’assertivité en combinaison avec une attitude diplomatique et consciencieuse.

Vous êtes extrêmement fort dans l'organisation administrative, vous avez un œil pour les détails et vous savez comment accomplir de manière proactive et méticuleuse votre travail et garder un aperçu des tâches en tout temps.

Vous communiquez à l’écrit et à l’oral de manière correcte et claire, et vous avez une bon sens du langage en général (traitement des messages et des documents écrits ou oraux en anglais, en néerlandais et en français, y compris pour des traductions occasionnelles).

MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) n’a plus de secrets pour vous et votre saisie est rapide et précise. Votre esprit analytique vous permet d’utiliser ces outils informatiques, et vous trouvez aussi facilement des informations sur internet.

Exigences, formation et qualification obligatoires :

Être titulaire d’un diplôme de bachelier ou avoir au minimum 5 années d’expérience utile, de préférence en rapport avec des essais cliniques ou dans un environnement de soins de santé.

Une expérience liée à la gestion de budgets/paiements constitue un atout.

Être familiarisé avec l’IT et capable de produire des rapports en utilisant les programmes Word et Excel (fonctions avancées) ainsi que préparer des présentations en PowerPoint. Être désireux d’aider à l’implémentation de nouveaux outils IT et de se familiariser avec eux dans le contexte des essais cliniques et de leur financement.

Langues :

  • 1. Anglais : très bonne connaissance écrite et bonne connaissance orale.
  • 2. Français : bonne connaissance orale.
  • 3. Néerlandais : bonne connaissance orale.

La connaissance d’autres langues est un atout.

Nous vous offrons :

Un contrat de travail à durée indéterminée (minimum 80 %), dans une organisation dynamique et moderne avec un travail stimulant intellectuellement.

Le salaire est basé sur l’échelle barémique fédérale, et votre expérience utile sera prise en compte.

Le KCE offre également des avantages tels que chèques-repas, assurance hospitalisation gratuite, remboursement des transports en commun pour le trajet domicile-lieu de travail, possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo, possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme, nombreuses possibilités de formations et 26 jours de congés.
De par son emplacement central, le KCE est facilement accessible via les transports en commun.

Procédure de sélection :

Après un examen détaillé des candidatures (CV et lettre), un test sur vos compétences administratives et informatiques (bac à courrier) aura lieu le mercredi 27 septembre ou le jeudi 28 septembre 2017. Ce test durera environ 2 heures. Les candidats qui seront les mieux côtés après le test écrit seront invités à une interview orale le jeudi 5 octobre 2017 ou le vendredi 6 octobre 2017. Les candidats sélectionnés recevront plus d’information sur la suite de la procédure de sélection.

Comment postuler ?

Envoyez votre C.V. avec une lettre de motivation, en anglais, par mail à jobs@kce.fgov.be au plus tard le 18 septembre 2017 à 13 heures.

Personne de contact
Miranda LANDSTHEERE
RAPPORT ANNUEL
Published on: 
2017/09/19